Digitalisierung und Automatisierung Ihres Rechnungswesens ganz einfach

Die Digitalisierung und Automatisierung des Rechnungswesens eröffnet Unternehmen die Chance, ihre Finanzen ohne buchhalterisches Spezialwissen zu verwalten, ihre Administration zu entschlacken und ihre Abläufe zu verbessern. Dadurch werden Doppelspurigkeiten vermieden und Papier, Druck, Verpackung und Porto werden obsolet. Die dadurch erreichbaren Geld- und Zeitersparnisse können Unternehmen für ihr Kerngeschäft nutzen statt wie bisher für ihre Büroarbeiten.

Setzen Sie folgende 5 Elemente ein und senken Sie damit Ihren Administrationsaufwand und die dazugehörigen Kosten:

1. Offerten und Rechnungen

Verzichten Sie auf Word und Excel für die Erstellung Ihrer Offerten und Rechnungen.

Nutzen Sie einen Zugang zur Buchhaltungssoftware Ihres Treuhänders und erstellen Sie Offerten und Rechnungen – digital, einfach und MWST-konform ohne buchhalterisches Fachwissen.

Der grosse Vorteil – generierte Rechnungen werden im Hintergrund automatisch verbucht und müssen nicht mehr von Ihrem Treuhänder erfasst werden. Dies spart Zeit und Geld.

Contario-Kunden nutzen die Software von Abacus wie z.B. «AbaNinja» und können so mit einem eigenen webbasierten Zugang Offerten, Auftragsbestätigungen, Lieferscheine, Rechnungen und Gutschriften kostenlos erfassen und versenden.

Alle für eine Rechnung benötigten Informationen wie Rechnungsvorlage, Kundenname, Adresse, Produkt oder Leistung können durch den Anwender schnell und intuitiv zusammengestellt werden. Die Rechnungen werden automatisch elektronisch signiert, so dass sie MWST-konform sind. In Word, Excel oder einem Branchenprogramm erstellte Rechnungen lassen sich als PDF hochladen und weiterverarbeiten. Dank integrierten Designvorlagen können alle Dokumente mit dem eigenen Logo und Design erstellt werden.

Mit dem gleichen Zugang sind auch folgende Möglichkeiten inbegriffen:

  • Rechnungsvorlagen für die Schnellerfassung
  • System zum Versenden von wiederkehrenden Rechnungen und Abonnementen
  • Positions- oder globaler Rabatt, in Form eines Betrags oder eines Prozentsatzes
  • Generierung von Einzahlungsscheinen (ESR) bzw. SwissQR-Zahlteil mit oder ohne Betrag (z.B. für Spendenanfragen)

Empfehlung

Importieren Sie auch Ihre Kundenkontakte, Ihren Artikelstamm und Dienstleistungen, damit Sie Offerten und Rechnungen noch effizienter erfassen können.


2. Bankanbindung

Erstellen Sie in Ihrer Buchhaltungssoftware eine Bankanbindung zu Ihren Geschäftskonten und lassen Sie die Software Zahlungseingänge und offene Rechnungen abgleichen.

Gut zu wissen – der Abgleich wird gleichzeitig auch buchhalterisch verbucht und muss nicht mehr manuell erfasst werden.

Mit der Softwarelösung von Abacus ist die Anbindung kostenfrei und in kurzer Zeit erstellt.

So wird die Kontrolle von Zahlungsausständen wesentlich vereinfacht, indem im E-Banking eingegangene Kundenzahlungen mit den zuvor gestellten Rechnungen abgeglichen und automatisch nachgeführt werden. Eine Übersicht der offenen Posten zeigt Ihnen die fälligen Rechnungen. Die betreffenden Kunden können aus dem System heraus an die offenen Rechnungen erinnert oder direkt gemahnt werden. Die Direktanbindung macht ein effizientes, zeitsparendes und sicheres Management der Finanzen möglich.

Die Bankanbindung ermöglicht Ihnen noch zusätzlich:

  • Zahlungen per Kreditkarte, Bitcoin und PayPal
  • Führung mehrerer Bankkonten bei verschiedenen Finanzinstituten
  • Automatische Wechselkurse
  • Finanz-Dashboard

3. Lieferantenrechnungen

Lieferantenrechnungen erhalten, zahlen, ablegen und anschliessend dem Treuhänder zur Verbuchung übermitteln. Dieser Prozess bestehen aus zu vielen Schritten und lästiger Doppelarbeit. Einfacher geht es die Rechnungen direkt mit der Buchhaltungssoftware zu verarbeiten.

Eine Lieferantenrechnung (von z.B. Swisscom) muss in Ihrer Buchhaltungssoftware importiert und verarbeitet werden können. Zudem sollte diese aus dem Programm heraus direkt bezahlt oder zumindest für die Zahlung vorbereitet werden. Aufgrund des Rechnungsimports und der Bankanbindung entfällt wiederum die manuelle Verbuchung.

Contario-Kunden mit Abacus-Zugang erhalten die Möglichkeit Lieferantenrechnungen als PDF hochzuladen (mit Drag&Drop). Die für die Bezahlung von Rechnungen notwendigen Informationen werden dadurch automatisch eingelesen. Durch die Bankanbindung werden die Zahlungsinformationen auf Knopfdruck in das E-Banking-Portal hochgeladen. Sie sind dort als Zahlungsvorschläge ersichtlich und müssen nur noch vom Anwender freigegeben werden. Dieser spart sich damit eine doppelte Erfassung, wobei Anpassungen bei den Zahlungen jederzeit möglich sind und ein Überblick über die Bezahlung der Lieferantenrechnungen stets gegeben ist.

Der Freigabeprozess der erfassten Rechnungen kann individuell bestimmt und hinterlegt werden.


4. Spesen

Nutzen Sie das Potential der heute bestehenden Künstliche Intelligenz und verarbeiten Sie Ihre Spesen in Echtzeit und verzichten Sie auf manuelle Erfassungen der Spesen. Fotografieren Sie Ihre Belege, fügen Sie Informationen hinzu und synchronisieren Sie die Spesen mit Ihrem Buchhaltungs- und Lohnprogramm. Machen Sie damit der Zettelwirtschaft ein Ende.

Contario-Kunden nutzen die App «AbaClik 3», mit der sich Belege erfassen und Buchungen selbständig digitalisieren und verarbeiten lassen. Spesen gehen durch die einfache Administration nicht mehr vergessen und man spart sich eine Menge manueller Arbeit. Sie müssen sich nicht mehr mit schlecht lesbaren Belegen herumschlagen, Beträge mehrfach abtippen oder bei Mitarbeitenden nachfragen, ob ihre Spesen einem Kunden zu verrechnen sind.

Um relevante Daten von Spesenbelegen über Aussteller, Datum, Betrag, Währung, Mehrwertsteuer und Zahlungsmittel korrekt zu erkennen und einzulesen, genügt es, die Smartphonekamera in Verbindung mit der App über einen Beleg zu halten und abzudrücken. Mit Hilfe der Technologie Künstliche Intelligenz werden sie nicht nur automatisch erkannt, sondern umgehend so strukturiert verarbeitet, dass die relevanten Spesendaten für die anschliessende Verbuchung in Ihrem Rechnungswesen in brauchbarer Form zur Verfügung stehen.


5. Lohnbuchhaltung führen und integrieren

Finden Sie ein einfach zu bedienendes Lohnprogramm, mit welchem Sie neue Mitarbeitende schnell erfassen und automatische Lohnabrechnungen ausstellen können. Stellen Sie sicher, dass generierte Daten in Ihr Buchhaltungsprogramm übermittelt werden können.
Mit einer sauber geführten Lohnbuchhaltung sparen Sie sich und Ihrem Treuhänder viel Zeit bei der Verarbeitung der Daten und der jährlichen Lohnsummenmeldungen bei den Sozialversicherungen.

Die von Contario unterstütze Abacus-Lösung «AbaSalary» ist einfach zu bedienen und in wenigen Minuten eröffnet. Sie bietet jederzeit einen Überblick in Echtzeit mit allen wichtigen Informationen, wie z.B. den aktuellen Lohnwerten. Lohnauswertungen können einfach und schnell vorgenommen werden. Sie führen ein digitales Personaldossier und brauchen keine Installation.

Empfehlung

Nutzen Sie neben der Spesenerfassung auch die in AbaClik integrierte Arbeitszeit- und Leistungserfassung.

Arbeitszeiten, Absenzen und neue Mitarbeitende erfassen

AbaClik ist auch ein Werkzeug für die Arbeitszeiterfassung. Mitarbeitende können damit Arbeitszeiten, aber auch Absenzen wie etwa Weiterbildung, Arztbesuche und Ähnliches genau und sofort erfassen. Auch der Aufwand für die Registrierung von neuen Mitarbeitenden mit verschiedenen Arbeitszeitmodellen ist mit dieser Lösung gering. Die Kombination mit dem Buchhaltungsprogramm von Abacus sorgt dafür, dass Arbeitszeiten nicht nur exakter, sondern auch rechtsgültig erfasst werden. Zum Beispiel können kleine Bauunternehmen mit geringstem Aufwand nachvollziehbare Reports für Kontrolleure erstellen. Oder mit einem Klick die Feriensaldi der Mitarbeitenden berechnen – leicht gemacht durch die Erfassung über AbaClik und Auswertung über die Software.

Leistungserfassung

Eine erfasste Leistung kann in der Buchhaltungssoftware automatisch in einen Kundenauftrag integriert werden. Das Erstellen und Versenden einer Rechnung ist dann nur noch ein Mausklick entfernt. Dadurch können Rechnungen schneller erstellt werden und die erbrachten Leistungen sind für Kunden nachvollziehbar dokumentiert.
Mit AbaClock gehen Sie sogar einen Schritt weiter und können die Arbeitszeiten Ihrer Mitarbeitenden mittels Badge an stationären AbaClock-Terminals aufzeichnen lassen. Auf dem Terminal ist die aktuelle Soll-, Arbeits- sowie Gleitzeit und der Feriensaldo in Echtzeit ersichtlich. Die Mitarbeitenden haben somit stehts den Überblick.


Zusatztipps und -Tricks

Das Dashboard – die wichtigsten Informationen auf einem Blick

Bei sämtlichen Informationen im Abacus handelt es sich um Live-Daten, die von Unternehmen jederzeit als Entscheidungsgrundlage genutzt werden können. Das Dashboard zeigt alle relevanten Finanzinformationen wie Umsätze und die Status von Offerten, Rechnungen und Zahlungen übersichtlich an. Sämtliche Daten werden auf Wunsch nach Kunden und Produkten gegliedert aufbereitet. Zusätzlich steht für die schnelle Übersicht eine Rechnungsliste zur Verfügung, die für jede Rechnung den jeweils aktuellen Status mit Angaben wie „versendet“, „angesehen“, „bezahlt“ oder „fällig“ anzeigt.

Zusätzliche Anbindungen

Verbinden Sie Ihre Buchhaltungssoftware mit Ihrer Kasse, Ihrem branchenspezifischen Programm und einem allfälligen Webshop. Man sollte alle Daten nutzen und eine Doppelerfassung vermeiden. Automatisieren und vereinfachen Sie Ihre Prozesse.

Interesse geweckt?

Gerne steht Ihnen Petar Eldic, zertifizierter DigitalCoach von Swiss21 und diplomierter Treuhandexperte, bei Ihrem Digitalisierungsprojekt zur Verfügung. Er hilft Ihnen gerne bei der Realisierung und Einrichtung. Machen Sie mit Ihrem Unternehmen einen wichtigen Schritt in die Zukunft und senken Sie damit Ihren Administrationsaufwand und die dazugehörigen Kosten.

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